Relevanz des EFQM-Excellence-Modells in der Personalentwicklung

Thomas Necke, Janina Graeber 

Der demografische Wandel geht schon seit einigen Jahren mit verstärktem Fachkräftebedarf und einem Rückgang an qualifizierten Fachkräften einher. Diese Entwicklung verändert Organisationen und stellt neue Anforderungen an Personalentwicklungsabteilungen, um geeignete Fachkräfte zu werben und zu entwickeln. Für Unternehmen bedeutet diese Entwicklung eine Zuspitzung des seit 1990 proklamierten Kampfes um Talente, dem „War for Talents“, der bis heute anhält. Die Organisationen mit einem hohen Fachkräftebedarf sind demnach auf systematische Weiterbildung ihrer Mitarbeiter angewiesen, da die Organisationen auf dem Arbeitsmarkt wenig geeignete Mitarbeiter finden. Die strategische Weiterbildung von Mitarbeitern hat auch einen motivatorischen Effekt und erhöht das Commitment der Mitarbeiter gegenüber ihrem Arbeitgeber. Die Weiterbildungsprozesse sollten jedoch in die Unternehmensstrategie passen, um proaktiv und systematisch die Fähigkeiten zu entwickeln, die das Unternehmen in Zukunft braucht. Wenn Führungskräfte und Mitarbeiter einbezogen und die Unternehmenskultur beachtet werden, erhöht sich die Akzeptanz einer Weiterbildungsmaßnahme deutlich.

Das EFQM-Modell als Grundlage für Qualität
Auf dem Markt gibt es viele Entwicklungen von Qualitätsmanagement-Systemen. Grundlegend wird hier das EFQM-Modell als Ansatz für die weiteren Betrachtungen ausgewählt. Das Modell wurde 1988 von 14 europäischen Gesellschaften entwickelt und fortlaufend optimiert. Der Vorteil dieses Modells ist, dass die Qualität der eigenen Produkte und Dienstleistungen von unterschiedlichen Dimensionen aus betrachtet werden und Vergleiche zu anderen Unternehmen gezogen werden können. Einleitend wird der Aufbau und das Ziel kurz erläutert, um anschließend speziell auf das EFQM-Excellence-Modell und seine Befähiger- und Ergebniskriterien näher eingehen zu können.

Aufbau und Ziel des EFQM-Modells
Der grundlegende Ansatz des European Foundation for Quality Management-Modells (EFQM-Modells) beinhaltet die kontinuierliche und nachhaltige Verbesserung der Prozesse und die Einbindung aller Mitarbeiter, weil nur so bessere Ergebnisse erzielt werden können. Die Wirkungszusammenhänge bestehen aus folgenden Kriterien:

Befähigerkriterien

  • Führung
  • Mitarbeiter
  • Strategie
  • Partner & Ressourcen

Ergebniskriterien

  • Mitarbeiter bezogene Ergebnisse
  • Kundenbezogene Ergebnisse
  • Gesellschaftsbezogene Ergebnisse
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Darstellung: Necke/Graeber

Führungskräfte der Weiterbildungsteilnehmer
Eine exzellente Weiterbildung benötigt die Partizipation der Führungskräfte, die mitgestalten und als Vorbild für Werte und Moral voranschreiten.
Damit schaffen Sie kontinuierliches Vertrauen und haben Einfluss auf die Weiterbildungsplanung.

1a: Führungskräfte entwickeln Vision, Mission, Werte und ethische Grundsätze und sind Vorbilder.
Durch die Weiterbildung wird die Vision und Mission der Organisation unterstützt und beides bildet eine Einheit. Die Werte der Organisation bilden die Basis des Seminars. Die Führungskraft, erkennt den Weiterbildungsbedarf, entwickelt die Weiterbildungsinhalte mit und kommuniziert diese an den Mitarbeiter.

1b: Führungskräfte definieren, überprüfen und verbessern das Managementsystem und die Leistungen der Organisation.
Führungskräfte überprüfen die Leistungen ihrer Mitarbeiter und den Prozess der Weiterbildung. Sie verstehen ihre Mitarbeiter und entwickeln sie entsprechend ihrer Fähigkeiten und Fertigkeiten und anhand der unternehmerischen Notwendigkeiten weiter. Um den Seminarerfolg zu unterstützen, besprechen Sie mit den Personalentwicklern und Trainern die kurz- und langfristigen Prioritäten und entwickeln gemeinsam die Seminarziele.

1c: Führungskräfte befassen sich persönlich mit externen Interessensgruppen.
Führungskräfte und Personalentwickler bauen mit den Trainern eine strategische Partnerschaft auf und installieren einen festen Trainerpool. Transparenz und die Offenlegung der Prozesse schaffen die Voraussetzungen dafür, dass die Trainer die Werte und die Ziele des Unternehmens kennen und so besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter im Seminar eingehen. Durch die vertrauensvolle Zusammenarbeit wird der Trainer dazu befähigt, seine Ideen und Innovationen zu äußern und gemeinsam mit der Führungskraft und der Personalentwicklung eine passgenaue Weiterbildung für den Mitarbeiter zu entwickeln.

1d: Führungskräfte stärken zusammen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Organisation eine Kultur der Excellence.
Die Führungskräfte inspirieren ihre Mitarbeiter indem sie sie einbeziehen und ihnen Zuständigkeiten geben. Die Mitarbeiter entscheiden mit, welche Weiterbildung ihnen wichtig ist und welche sie bei der Erledigung ihrer Aufgaben unterstützt. Neue Ideen und Denkweisen werden angeregt, um Innovationen in der Organisation zu unterstützen. Die Führungskräfte stellen sicher, dass ihre Mitarbeiter einen stetigen Erfolg verzeichnen können. Sie unterstützen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Pläne und beim Erreichen ihrer Ziele. Dabei fördern sie Chancengleichheit und Vielfalt in Bezug auf die Personalentwicklungsmaßnahmen.

1e: Führungskräfte gewährleisten, dass die Organisation flexibel ist und aktiv auf Veränderungen reagiert.
Gute Führungskräfte verstehen die Zeichen der Zeit und erkennen die damit einhergehenden Veränderungen. Daraus leiten sie den Weiterbildungsbedarf ab und initiieren zur richtigen Zeit die notwendigen Weiterbildungsmaßnahmen. Dabei agieren sie flexibel, richten die Weiterbildung an den Bedürfnissen der Mitarbeiter und der Organisation aus und verlieren die Auswirkungen nicht aus den Augen.Die Führungskräfte ziehen relevante Interessengruppen ein und verpflichten sich, zum nachhaltigen Erfolg der Organisation beizutragen. Sie sorgen dafür, dass die Weiterbildungsinhalte schnelles Lernen und eine rasche Umsetzung in die neue Arbeitswelt ermöglichen. Sie stellen Ressourcen für die Umsetzung der Weiterbildungsmaßnahme zur Verfügung und schaffen damit die Voraussetzungen der Wettbewerbsfähigkeit.

Strategie der Weiterbildung

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Darstellung: Necke/Graeber

Eine exzellente Weiterbildung bedeutet, dass die Vision der Organisation und die Ziele der Mitarbeiter und Führungskräfte in eine Strategie fließen. Daraus werden Leitlinien, Weiterbildungspläne und Weiterbildungsziele vereinbart, entwickelt und umgesetzt. Um den nachhaltigen Erfolg der Weiterbildung zu gewährleisten, werden Methoden der Transfererfolgssicherung eingesetzt.

2a: Die Strategie beruht auf dem Verständnis der Bedürfnisse und Erwartungen der Interessensgruppen und des externen Umfeldes.

Die Bedürfnisse der Teilnehmer und deren Erwartungen[1] werden als Input für die Weiterbildungsmaßnahme und für die gemeinsame Strategie herangezogen. Diese Veränderungen und Bedürfnisse werden kontinuierlich verfolgt. Entwicklungsmöglichkeiten und -wünsche werden identifiziert. Lang- und kurzfristige Ziele werden festgelegt und eine strategische Personalentwicklung verfolgt. Basierend auf den Rückmeldungen der Teilnehmer werden Strukturanpassungen und Weiterbildungsanpassungen vorgenommen.

2b: Die Strategie beruht auf dem Verständnis der eigenen Leistungen und Fertigkeiten.
Operative Leistungstrends und die Kernkompetenzen der Organisation und der Mitarbeiter werden analysiert und fließen in die gemeinsamen Weiterbildungsstrategien ein. Dafür werden Leistungsvergleiche und Leistungsmessungen durchgeführt, um die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter zu verstehen und daran die Strategie der Weiterbildung zu entwickeln und regelmäßig anzupassen.

2c: Die Strategie und unterstützende Leitlinien werden entwickelt, überprüft und aktualisiert.
Exzellente Weiterbildungsprozesse benötigen eine klare Strategie, um Leitlinien und Qualitätsansprüche daran anzupassen. Kontinuierliche Verbesserungen sind die Basis, zur Erhaltung einer glaubwürdigen Vision. Es werden Schlüsselergebnisse im Unternehmen untersucht, um einen Weiterbildungsbedarf abzuleiten. Um die Nachhaltigkeit der Weiterbildungsmaßnahme zu sichern und einen Transfer in die Arbeitswelt zu gewährleisten, werden entsprechende Maßnahmen eingeführt und ständig evaluiert.

2d: Die Weiterbildungsziele und –prozesse werden transparent kommuniziert und umgesetzt.
Ausgehend von der Strategie und den individuellen sowie Teamzielen, werden Seminarziele gesetzt. Darauf aufbauend werden konkrete Leistungsindikatoren in Zusammenarbeit mit den Führungskräften entwickelt. Die Ziele und der Prozess von der Bedarfsermittlung bis hin zur Umsetzung eines Seminars werden einheitlich und verständlich kommuniziert. Bei der Entwicklung von Seminaren werden die Besonderheiten der Organisationsstruktur und der Schlüsselprozesse mit einbezogen, so dass die Teilnehmer des Seminars in die Lage versetzt werden, durch die Weiterbildung ihren Beitrag fürs Unternehmen zu maximieren.

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Darstellung: Necke/Graeber

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
In exzellenten Weiterbildungsprozessen werden die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wertgeschätzt. Exzellente Weiterbildungsprozesse benötigen eine Kultur, die Fehler erlaubt und die Menschen erreicht. Die Fähigkeiten der Mitarbeiter werden so entwickelt, dass Fairness und Gleichberechtigung im Unternehmen gelebt wird. Die Ziele der Weiterbildung werden an die Mitarbeiter kommuniziert und die Mitarbeiter werden dafür belohnt, dass Sie sich engagieren und sich weiterentwickeln möchten. Die Mitarbeiter werden in die Lage versetzt, dass neu erlernte Wissen zum Wohle der Organisation einzusetzen. 

3a: Weiterbildungspläne unterstützen die Strategie der Organisation
Das Leistungsniveau der Mitarbeiter wird definiert und die Weiterbildungspläne darauf abgestimmt. Die Schichtpläne und Arbeitszeiten werden bei der Weiterbildungsorganisation mit einbezogen. Die Weiterbildungspläne werden als ein  wichtiger Baustein der Karriereentwicklung der Mitarbeiter gesehen. Außerdem werden Mitarbeiterbefragungen eingesetzt, um die Personalentwicklungsstrategie mit der Personalpolitik und den Personalplänen abzustimmen.

3b: Das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter werden entwickelt.
Ein exzellenter Weiterbildungsprozess wird dann erreicht werden, wenn dass Unternehmen analysiert welche Kompetenzen notwendig sind, um die Unternehmensstrategie zu erfüllen. An diesem Kriterium wird die Weiterbildungsplanung ausgerichtet. Daneben werden die individuellen Ziele und die Teamziele mit den Organisationszielen in Einklang gebracht und dokumentiert, um zu einem späteren Zeitpunkt eine Leistungsbeurteilung durchzuführen. Es werden Trainingsentwicklungspläne für Mitarbeiter aufgestellt. Darin ist zu erkennen, welche Fertigkeiten und Fähigkeiten sie für die Erreichung der Unternehmensziele benötigen. Die Weiterbildungspläne haben die Aufgabe, die Beschäftigungsfähigkeit der Mitarbeiter zu erhalten und ihrer Leistung zu verbessern. Es wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter die notwendigen Mittel, Befugnisse und Kompetenzen zu Verfügung haben, um ihren Beitrag für das Unternehmen zu maximieren.

3c: Mitarbeiter werden in die Seminargestaltung mit eingebunden und zu selbstständigem Handeln ermächtigt.
Bei der strategischen Weiterbildungsplanung werden nicht nur individuelle Seminare geplant, sondern auch Teamentwicklungsmaßnahmen durchgeführt, damit die Mitarbeiter abgestimmt handeln. Mit den Seminaren soll auch die Einsatzbereitschaft sowie Talente und Kreativität gefördert werden. Die Mitarbeiter werden befähigt und ermutigt, ihren persönlichen Weiterbildungsbedarf oder den des Teams einzubringen und werden in die Seminargestaltung mit einbezogen. Durch regelmäßige Befragungen und Feedbackbögen nach den Seminaren, werden die Ideen und Ansätze der Mitarbeiter bei der Bewertung und Verbesserung des Weiterbildungsprozesses berücksichtigt.

3d: Die Organisation kommuniziert wirkungsvoll mit dem Mitarbeiter.
Die Organisation kommuniziert mit dem Mitarbeiter und versteht deren Anforderungen und Erwartungen an eine Weiterbildung. Die Richtlinien, Ansprechpartner und Kommunikationsstrategien sind transparent gestaltet, so dass die Mitarbeiter eine klare Vorstellung vom Weiterbildungsprozess und den damit verbunden Unternehmenszielen haben. Innerhalb des Weiterbildungsprozesses werden aktuelle Informationen zu jeder Zeit weitergegeben und ein aktiver Dialog gefördert.

3e: Engagement und Qualifikationen von Mitarbeitern werden anerkannt und belohnt.
Mitarbeiter, die an einer Weiterbildung teilgenommen haben, erhalten Anerkennung und werden belohnt. Das bedeutet, die Entlohnung und die Karrieremöglichkeiten orientieren sich an den Qualifikationen und den Fähigkeiten sowie Fertigkeiten der Mitarbeiter. Es wird eine Kultur der gegenseitigen Unterstützung und des Austauschs von Wissen unterstützt. Dabei wird darauf geachtet, dass die Balance zwischen Arbeit und Freizeit gegeben ist.

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Über impulseleipzig

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