Qualitätsmanagement bei Weiterbildungen

Janina Graeber, Thomas Necke

Der demografische Wandel geht schon seit einigen Jahren mit verstärktem Fachkräftebedarf und einem Rückgang an qualifizierten Fachkräften einher. Diese Entwicklung verändert Organisationen und stellt neue Anforderungen an Personalentwicklungsabteilungen, um geeignete Fachkräfte zu werben und zu entwickeln. „Es ist unumstritten, dass erfolgreiche Unternehmen einen hohen Bedarf an qualifizierten und motivierten Fach- und Führungskräften haben. Eine systematische Personalplanung und -entwicklung ist für die kurz-, mittel- und langfristige Sicherung und den Ausbau des Unternehmenserfolges unabdingbar(…)“ (Michael, E. Domsch in Scholz, C. (2011): S. 336).

Einer Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertages zu Jahresbeginn 2913 zufolge, können 37 Prozent der Firmen offene Stellen nicht besetzen. Der Fachkräftemangel ist laut der befragten Unternehmen ein Risiko für den aktuellen Beschäftigungsaufbau und steigert die Arbeitskosten in der Industrie. Jedes dritte der 20.000 befragten Unternehmen sieht im Fachkräftemangel eines der größten Risiken für die eigene wirtschaftliche Entwicklung. Damit hat sich der Leidensdruck in der Wirtschaft deutlich erhöht. Arbeitgeber Präsident Dieter Hundt sagte in einem Interview vom Juni 2012 gegenüber dem Handelsblatt: „Der Fachkräftemangel ist eine der größten Wachstumsbremsen in vielen Bereichen unserer Wirtschaft. Die bereits heute bestehenden Engpässe werden sich noch ausweiten.“
Für Unternehmen bedeutet diese Entwicklung eine Zuspitzung des seit 1990 proklamierten Kampfes um Talente, dem „War for Talents“, der bis heute anhält. Die Organisationen mit einem hohen Fachkräftebedarf sind demnach auf systematische Weiterbildung ihrer Mitarbeiter angewiesen, da die Organisationen auf dem Arbeitsmarkt wenig geeignete Mitarbeiter finden. Die strategische Weiterbildung von Mitarbeitern hat auch einen motivatorischen Effekt und erhöht das Commitment der Mitarbeiter gegenüber ihrem Arbeitgeber. Die Weiterbildungsprozesse sollten jedoch in die Unternehmensstrategie passen, um proaktiv und systematisch die Fähigkeiten zu entwickeln, die das Unternehmen in Zukunft braucht. Wenn Führungskräfte und Mitarbeiter einbezogen und die Unternehmenskultur beachtet werden, erhöht sich die Akzeptanz einer Weiterbildungsmaßnahme deutlich.

Erfolge von Weiterbildungsmaßnahmen lassen sich nicht kurzfristig messen und der Weiterbildungsbedarf nur schwer vorhersagen. Die Qualität von Weiterbildungsangeboten ist also kein Indiz für den Erfolg der Weiterbildung, sondern sie gibt Auskunft darüber, ob die vorher definierten Anforderungen und Ziele erfüllt wurden. (Vgl. Bröckermann, R.; Müller-Vorbrüggen, M.; Witten, E. (Hrsg.) (2007): S. 14)

Indikatoren für exzellente Weiterbildungen
Kriterien für eine exzellente Weiterbildung berühren in Anlehnung an das EFQM Modell folgende Bereiche: Führung, Mitarbeiter, Strategie und Partner bzw. Ressourcen. (Vgl.Gucanin, A. (2003): S. 77 )

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Führungskräfte einbinden
Eine exzellente Weiterbildung benötigt die Partizipation der Führungskräfte, die mitgestalten und als Vorbild für Werte und Moral voranschreiten. (Vgl Scholz, C. (2011): S. 343) Damit schaffen Sie kontinuierliches Vertrauen und haben Einfluss auf die Weiterbildungsplanung.

  • Führungskräfte entwickeln Vision, Mission, Werte und ethische Grundsätze und sind Vorbilder. Die Werte der Organisation bilden die Basis des Seminars. Die Führungskraft, erkennt den Weiterbildungsbedarf, entwickelt die Weiterbildungsinhalte mit und kommuniziert diese an den Mitarbeiter.
  • Führungskräfte definieren, überprüfen und verbessern das Managementsystem und die Leistungen der Organisation. Mitarbeiter werden entsprechend ihrer Fähigkeiten und Fertigkeiten und anhand der unternehmerischen Notwendigkeiten weiter entwickelt. Um den Seminarerfolg zu unterstützen, besprechen Sie mit den Personalentwicklern und Trainern die kurz- und langfristigen Prioritäten und entwickeln gemeinsam die Seminarziele.
  • Führungskräfte befassen sich persönlich mit externen Interessensgruppen. Führungskräfte und Personalentwickler bauen mit den Trainern eine strategische Partnerschaft auf und installieren einen festen Trainerpool. Transparenz und die Offenlegung der Prozesse schaffen die Voraussetzungen dafür, dass die Trainer die Werte und die Ziele des Unternehmens kennen und so besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter im Seminar eingehen.
  • Führungskräfte stärken zusammen mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Organisation eine Kultur der Excellence. Die Führungskräfte inspirieren ihre Mitarbeiter indem sie sie einbeziehen und ihnen Zuständigkeiten geben. Die Mitarbeiter entscheiden mit, welche Weiterbildung ihnen wichtig ist und welche sie bei der Erledigung ihrer Aufgaben unterstützt. Neue Ideen und Denkweisen werden angeregt, um Innovationen in der Organisation zu unterstützen. Die Führungskräfte stellen sicher, dass ihre Mitarbeiter einen stetigen Erfolg verzeichnen können. Sie unterstützen ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Erfüllung ihrer Pläne und beim Erreichen ihrer Ziele. Dabei fördern sie Chancengleichheit und Vielfalt in Bezug auf die Personalentwicklungsmaßnahmen.
  •  Führungskräfte gewährleisten, dass die Organisation flexibel ist und aktiv auf Veränderungen reagiert. Gute Führungskräfte verstehen die Zeichen der Zeit und erkennen die damit einhergehenden Veränderungen. Daraus leiten sie den Weiterbildungsbedarf ab und initiieren zur richtigen Zeit die notwendigen Weiterbildungsmaßnahmen. Dabei agieren sie flexibel, richten die Weiterbildung an den Bedürfnissen der Mitarbeiter und der Organisation aus und verlieren die Auswirkungen nicht aus den Augen. Sie sorgen dafür, dass die Weiterbildungsinhalte schnelles Lernen und eine rasche Umsetzung in die neue Arbeitswelt ermöglichen. Sie stellen Ressourcen für die Umsetzung der Weiterbildungsmaßnahme zur Verfügung und schaffen damit die Voraussetzungen der Wettbewerbsfähigkeit.

Strategie der Weiterbildung
Eine exzellente Weiterbildung bedeutet, dass die Vision der Organisation und die Ziele der Mitarbeiter und Führungskräfte in eine Strategie fließen. Daraus werden Leitlinien, Weiterbildungspläne und Weiterbildungsziele vereinbart, entwickelt und umgesetzt. Um den nachhaltigen Erfolg der Weiterbildung zu gewährleisten, werden Methoden der Transfererfolgssicherung eingesetzt.

  • Die Strategie beruht auf dem Verständnis der Bedürfnisse und Erwartungen der Interessensgruppen und des externen Umfeldes. Die Bedürfnisse der Teilnehmer und deren Erwartungen werden als Input für die Weiterbildungsmaßnahme und für die gemeinsame Strategie herangezogen. Entwicklungsmöglichkeiten und -wünsche werden identifiziert. Lang- und kurzfristige Ziele werden festgelegt und eine strategische Personalentwicklung verfolgt.
  • Die Strategie beruht auf dem Verständnis der eigenen Leistungen und Fertigkeiten. Operative Leistungstrends und die Kernkompetenzen der Organisation und der Mitarbeiter werden analysiert und fließen in die gemeinsamen Weiterbildungsstrategien ein. Dafür werden Leistungsvergleiche und Leistungsmessungen durchgeführt, um die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter zu verstehen und daran die Strategie der Weiterbildung zu entwickeln und regelmäßig anzupassen.
  • Die Strategie und unterstützende Leitlinien werden entwickelt, überprüft und aktualisiert. Exzellente Weiterbildungsprozesse benötigen eine klare Strategie, um Leitlinien und Qualitätsansprüche daran anzupassen. Kontinuierliche Verbesserungen sind die Basis, zur Erhaltung einer glaubwürdigen Vision. Es werden Schlüsselergebnisse im Unternehmen untersucht, um einen Weiterbildungsbedarf abzuleiten. Um die Nachhaltigkeit der Weiterbildungsmaßnahme zu sichern und einen Transfer in die Arbeitswelt zu gewährleisten, werden entsprechende Maßnahmen eingeführt und ständig evaluiert.
  • Die Weiterbildungsziele und –prozesse werden transparent kommuniziert und umgesetzt. Ausgehend von der Strategie und den individuellen sowie Teamzielen, werden Seminarziele gesetzt. Darauf aufbauend werden konkrete Leistungsindikatoren in Zusammenarbeit mit den Führungskräften entwickelt. Die Ziele und der Prozess von der Bedarfsermittlung bis hin zur Umsetzung eines Seminars werden einheitlich und verständlich kommuniziert. Bei der Entwicklung von Seminaren werden die Besonderheiten der Organisationsstruktur und der Schlüsselprozesse mit einbezogen, so dass die Teilnehmer des Seminars in die Lage versetzt werden, durch die Weiterbildung ihren Beitrag fürs Unternehmen zu maximieren.

Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
In exzellenten Weiterbildungsprozessen werden die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wertgeschätzt. Exzellente Weiterbildungsprozesse benötigen eine Kultur, die Fehler erlaubt und die Menschen erreicht. Die Fähigkeiten der Mitarbeiter werden so entwickelt, dass Fairness und Gleichberechtigung im Unternehmen gelebt wird. Die Ziele der Weiterbildung werden an die Mitarbeiter kommuniziert und die Mitarbeiter werden dafür belohnt, dass Sie sich engagieren und sich weiterentwickeln möchten. Die Mitarbeiter werden in die Lage versetzt, dass neu erlernte Wissen zum Wohle der Organisation einzusetzen.

  • Weiterbildungspläne unterstützen die Strategie der Organisation. Das Leistungsniveau der Mitarbeiter wird definiert und die Weiterbildungspläne darauf abgestimmt. Die Schichtpläne und Arbeitszeiten werden bei der Weiterbildungsorganisation mit einbezogen. Die Weiterbildungspläne werden als ein wichtiger Baustein der Karriereentwicklung der Mitarbeiter gesehen.
  • Das Wissen und die Fähigkeiten der Mitarbeiter werden entwickelt. Die individuellen Ziele und die Teamziele mit den Organisationszielen werden in Einklang gebracht und dokumentiert, um zu einem späteren Zeitpunkt eine Leistungsbeurteilung durchzuführen. Es werden Trainingsentwicklungspläne für Mitarbeiter aufgestellt. Darin ist zu erkennen, welche Fertigkeiten und Fähigkeiten sie für die Erreichung der Unternehmensziele benötigen.
  • Mitarbeiter werden in die Seminargestaltung mit eingebunden und zu selbstständigem Handeln ermächtigt. Mit den Seminaren soll auch die Einsatzbereitschaft sowie Talente und Kreativität gefördert werden. Durch regelmäßige Befragungen und Feedbackbögen nach den Seminaren, werden die Ideen und Ansätze der Mitarbeiter bei der Bewertung und Verbesserung des Weiterbildungsprozesses berücksichtigt.
  • Die Organisation kommuniziert wirkungsvoll mit dem Mitarbeiter. Die Richtlinien, Ansprechpartner und Kommunikationsstrategien sind transparent gestaltet, so dass die Mitarbeiter eine klare Vorstellung vom Weiterbildungsprozess und den damit verbunden Unternehmenszielen haben. Innerhalb des Weiterbildungsprozesses werden aktuelle Informationen zu jeder Zeit weitergegeben und ein aktiver Dialog gefördert.
  • Engagement und Qualifikationen von Mitarbeitern werden anerkannt und belohnt. Das bedeutet, die Entlohnung und die Karrieremöglichkeiten orientieren sich an den Qualifikationen und den Fähigkeiten sowie Fertigkeiten der Mitarbeiter. Es wird eine Kultur der gegenseitigen Unterstützung und des Austauschs von Wissen unterstützt. Dabei wird darauf geachtet, dass die Balance zwischen Arbeit und Freizeit gegeben ist.

Partnerschaften und Ressourcen der Weiterbildung
In exzellenten Weiterbildungsprozessen gibt es externe Partnerschaften, um eine Strategie und Leitlinien sowie die wirkungsvolle Durchführung von Weiterbildungsprozessen zu unterstützen.

  • Weiterbildungspartner werden zu nachhaltigem Nutzen gemanagt und einbezogen. Eine dauerhafte Beziehung zu den Weiterbildungspartnern und zu den Weiterbildungsanbietern beruht auf gegenseitigem Vertrauen, Respekt und Offenheit. Die Partner unterstützen einander mit Erfahrung und Ressourcen zum Erreichen des gemeinsamen Weiterbildungsziels.
  • Der Einsatz des Weiterbildungsbudget wird an einem nachhaltigen Erfolg ausgerichtet. Bei der Planung der Weiterbildungskosten werden alle externen und internen Einflussfaktoren mit einbezogen.
  • Seminarräume und -material sind in guter Qualität und ausreichend vorhanden. Für den Gebrauch von Moderationsmaterial, Flipcharts und Pinnwänden gibt es einen klaren Verantwortlichen und genaue Richtlinien. Die Auslastung der Seminarräume wird durch einen klaren Prozess unterstützt, um den nachhaltigen Erfolg der Weiterbildungsstrategie zu gewährleisten.
  • Technologiemanagement zur Unterstützung der Weiterbildungsstrategie. Für die Technologien innerhalb der Weiterbildungsprozesse gibt es eine klare Strategie. Um den Weiterbildungsprozess zu unterstützen, werden EDV-gestützte Prozesse eingeführt. Die Dokumentation der Qualifikationen der Mitarbeiter wird durch eine Technologie sichergestellt.
  • Informationen und Wissen werden gemanagt, um die effektive Entscheidungsfindung zu unterstützen und um die Fähigkeiten der Organisation aufzubauen. In einem exzellenten Weiterbildungsprozess werden die Führungskräfte mit präzisen Informationen versorgt, um ihre Ziele und Erwartungen für die künftige Weiterbildung zu entwickeln und daraus richtige und rechtzeitige Entscheidungen abzuleiten.

Prozesse in der Weiterbildung
In exzellenten Weiterbildungsprozessen werden Prozesse gemanagt, um sie für die Interessensgruppen zu optimieren.

  • Weiterbildungsprozesse werden entwickelt und gemanagt, um den Nutzen für die Interessensgruppe zu optimieren. In einem exzellenten Weiterbildungsprozess werden übergreifenden Prozesse analysiert, kategorisiert und priorisiert. Dies geschieht auch über Organisationsgrenzen hinaus. Die Prozesseigenschaften werden entwickelt und konkrete Verantwortliche festgelegt, wodurch eine gesamte Prozessstruktur definiert werden kann. Es wird regelmäßig überprüft, ob die Prozesse dem Weiterbildungsziel gerecht werden oder ob eine Optimierung vorgenommen werden muss. Es werden aussagekräftige Prozessleistungsindikatoren und Ergebnisgrößen entwickelt.
  • Seminare und Beratungsleistungen werden entwickelt, um optimale Werte für Mitarbeiter und Kunden zu schaffen. Es werden Mitarbeiterbefragungen, Feedbackbögen und 360° Feedbacks genutzt, um das Weiterbildungsprodukt zu verbessern und neue Ziele zu identifizieren. In die Weiterbildungsplanung und in die Entwicklung neuer Weiterbildungsdesigns werden Mitarbeiter, Kunden und Partner einbezogen.
  • Weiterbildungsdienstleitungen werden effektiv beworben und deren Relevanz kommuniziert. Im exzellenten Weiterbildungsprozess werden nicht nur inhaltliche Punkte des Seminars kommuniziert, sondern auch ein konkretes Ziel, Methoden und die Zielgruppen.
  • Weiterbildungen werden erstellt, geliefert und gemanagt, um den laufenden Erfolg der Organisation zu sichern. Die Weiterbildungsdienstleistung wird in Übereinstimmung mit den Kundenanforderungen und Erwartungen gemanagt. Weiterbildungen werden nicht als einmaliges Produkt betrachtet, sondern stellen über den gesamten Lebenszyklus des Mitarbeiters eine Möglichkeit zur Weiterentwicklung dar.

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